Service du Courrier. Nouvelle phase de déploiement du nouveau logiciel de traitement du courrier.

Publié le 09 octobre 2013

Le remplacement de l’application « e-courrier » par un nouvel logiciel de traitement du courrier « Acropolis » a été annoncé en début d’année.

L’intérêt de ce nouvel outil réside dans sa facilité d’utilisation, la systématisation du scan des courriers et ses performances au niveau de la recherche.


Participent à ce projet pour la partie informatique Bernard BIDAUD, Véronique PORET et Nicolas LEFEVRE et pour la partie fonctionnelle Martine GOSSE, Odile JARDINET, Michelle MOZIYAN et Dominique STOJEBA.


Après une période de tests de deux mois et demi, le passage en production s’est effectué le 17 juin dernier avec 3 groupements « test », le GF Opération, le GT Sud et le SSSM. Leur investissement et leur implication ont été déterminants pour le démarrage de ce projet.


Aujourd’hui, le site de Villeneuve-Loubet est en cours de déploiement et l’objectif est d’avoir intégré l’ensemble des groupements au 31 décembre. Pour tenir ce délai, la formation porte principalement sur les fonctionnalités de base. Une formation complémentaire sera programmée au cours de 2014 lorsque les agents se seront familiarisés avec cet outil.


Bien sûr, le circuit papier est maintenu tant que le déploiement n’est pas terminé et il est évident que certains documents ne pourront jamais être scannés (plans, diplômes…). Par ailleurs, tant que l’archivage numérique n’est pas mis en place, les services devront conserver leurs dossiers « papier ». La dématérialisation permettra, dans un premier temps, de supprimer les copies transmises pour information et la majeure partie du courrier interne.


Le mode opératoire :

Une réunion est organisée avec le chef de groupement et ses collaborateurs afin de :

- formaliser le mode de fonctionnement du groupement,

- identifier les entités concernées (services, bureaux…) ainsi que les agents,
- déterminer les droits et les autorisations, notamment au niveau de la confidentialité.

Une fois le paramétrage réalisé, les agents sont formés par Martine, Odile et Michèle du bureau du courrier, (durée 3h00) et démarrent aussitôt en production.


Les référents désignés dans les groupements prennent également en charge la formation de leurs collègues.


Le bureau du courrier est à la disposition des agents pour les assister lors du démarrage en production et une information régulière sera réalisée sur l’avancement du déploiement d’Acropolis.

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