Zoom sur le service du courrier - 2,6 tonnes de plis traités chaque année

Publié le 28 mars 2013

Rattaché au service de l’administration générale, composé de cinq agents, le bureau du courrier fait partie des maillons indispensables au bon fonctionnement du SDIS 06. Installé au rez-de-chaussée de l’état-major à Villeneuve-Loubet, dirigé par Mme Martine Gosse, il constitue une véritable tour de contrôle des milliers de plis traités chaque semaine à leur arrivée ou à leur départ.

 Placé sous l’autorité de Dominique Stojeba, le bureau du courrier est rattaché au service de l’administration générale.
Il est composé de cinq agents :
Mme Martine Gosse, chef de bureau, Mmes Odile Jardinet et Michelle Moziyan qui animent le bureau du courrier, MM. Thierry Gonfia et Alain Besson qui assurent les transferts de documents entre les différents sites du SDIS, les administrations et collectivités du département.


Les chiffres parlent d’eux-mêmes (année 2012) :

 
- budget annuel d’affranchissement : 70.000€,
- enregistrement de plus de 7.000 courriers en "arrivée" et plus de 8.000 en "départ" sur le logiciel E-courrier,
- 40 classeurs d’archives du courrier "départ",
- plus de 500 recherches de courriers effectuées à la demande des services,
- manipulation quotidienne variant de 200 à 500 courriers par jour, voire 4500 à 5000 les jours de mailing,
- plus de 75.000 enveloppes affranchies et 250 colis envoyés,
 
soit au total environ 2,6 tonnes de courrier et 52 000 km effectués par les agents de liaison au titre des navettes vers les groupements territoriaux, groupements fonctionnels, administrations et organismes extérieurs.
 
Mise en place en 2002, l’application courrier évoluera en 2013 avec pour objectifs de mieux répondre aux besoins des groupements en matière d’enregistrement et de suivi, d’harmoniser les procédures au niveau départemental, de mettre à disposition des agents un outil simple et convivial, enfin de dématérialiser progressivement les circuits papier.
 
 
Au long de chaque jour, les tâches du bureau sont multiples :
 
- réception, tri, ouverture, enregistrement sur le logiciel E-courrier et distribution dans les cases, du courrier en provenance de :
 
* la Poste (service de remise du courrier),
* des 5 groupements territoriaux, acheminé par les agents de liaison des GT et des groupements fonctionnels,
* de la Préfecture, du Conseil général, des mairies et de la paierie départementale,
* des fournisseurs et de tous les agents, acteurs et interlocuteurs du SDIS,
* du public venant déposer un pli,
 
soit au quotidien une manipulation de 200 à 550 courriers (entre 15kg et 40 kg).
 
- organisation des transferts de plis urgents,
- traitement des parapheurs "départ" de tous les services du SDIS, avec apposition des tampons et date, enregistrement sur logiciel E-courrier, puis, mise sous enveloppe et conservation des doubles en archives,
- suivi particulier des courriers urgents et/ou sensibles,
- sur demande de la Direction ou des services : recherche de courriers sur la base E-courrier et dans les archives pour les courriers "départ",
- assistance et formation des agents utilisant le logiciel E-courrier,
- affranchissement du courrier au moyen de la machine à affranchir, puis collecte par la Poste à 16 heures.
 
 
Missions des agents de liaison   :
 
- au quotidien :
 
* navette vers les services installés chemin St Bernard à Vallauris (atelier, service transmissions, pharmacie départementale, patrimoine),
* navette au Centre administratif (préfecture et conseil général) 2 fois par jour,
* navette à la paierie départementale à Nice,
* suivi des véhicules du pool RHAG.
 
- exceptionnelles :
 
* courses urgentes au CADAM,
* ESCOTA à Mandelieu,
* Tribunal administratif de Nice,
* Centre de gestion à St Laurent du Var,
* cabinets d’avocats, d’assurances,
* mairies,
* remplacement de l’agent de liaison de TECHNOPOLIS.
 
L’ensemble de ces missions est assuré par M. Thierry Gonfia, seul depuis plus de deux ans, en l’absence de son collègue, M. Alain Besson. C’est l’occasion de remercier les agents et leur hiérarchie qui répondent toujours présents en cas de besoin pour seconder Thierry.
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