Communication du Colonel Patrick Bauthéac - Diminuer les coûts dans le cadre du développement durable

Publié le 11 décembre 2012

Dans un récent courrier dans lequel il exprime « l’engagement de chacun », le colonel Patrick Bauthéac, Directeur départemental du SDIS 06 et chef de Corps, a sollicité de la Commande publique de procéder à un audit afin de redéfinir la politique d’impression du Service départemental et d’établir une charte alliant deux principes :
 

  • Diminution des coûts,
  • Prise en compte du développement durable.
 
« 2012 a vu le début de la première mise en place de l’organisation définie par le scénario arrêté en comité d’état-major.
A la fin 2016, la mise en application des préconisations de l’audit d’impression sera terminée.
 
Les premiers sites sont pourvus de nouveaux outils depuis septembre 2012.
 
Bien évidemment, ces objectifs ne pourront être atteints que si tous les acteurs de la chaîne d’impression sont parties prenante et acceptent la modification de leurs pratiques. C’est pourquoi, je vous demande de bien vouloir respecter les principes de la charte d’impression.
 
La maitrise des coûts, la protection, la valorisation de l’environnement, le développement économique et le progrès social sont les enjeux publics et citoyens des prochaines années ».

Le groupe de pilotage et de déploiement
 
Une charte établie à cet effet
 
 
 
Elaborée conjointement par les gestionnaires Moyens généraux, Informatique, Réseaux, Transmission et avec le concours du Service des affaires financières, la politique d’impression met en jeu des choix de matériel, des problématiques logicielles et connectiques.
 
 
1- Objectifs
 
  • Réduire les coûts d’impression, en passant par une diminution des imprimantes dites « personnelles » coûteuses en fonctionnement et gestion des encres ; en affectant des outils adéquats ; en maitrisant nos flux d’impression.
 
  • Prendre en compte le développement durable, afin de maîtriser les ressources consommées et de réduire le gâchis en maitrisant les flux d’impressions ; en mettant en place des outils améliorant la gestion du stockage de nos documents.
Ainsi, selon l’étude réalisée par l’audit d’impression le SDIS 06 économisera environ 292.000 kg de CO² sur cinq ans soit 1.060.000km parcourus en voiture ou 10.500 arbres plantés.
 
 
2- Démarche
 
La politique d’impression du SDIS 06 est basée sur :
 
  • l’optimisation des coûts,
  • la rationalisation de la gestion des flux de documents et des volumes,
  • la modification des méthodes de travail passant par la diminution voir la suppression des imprimantes dites « personnelles »,
  • la dématérialisation des documents (scanérisation),
  • la gestion technique et analytique des pannes machines,
  • l’harmonisation des matériels d’impression afin de diminuer le nombre des références de consommables à gérer en mettant en place des outils d’impression multifonctions,
  • la formation des utilisateurs et des équipes techniques,
  • la sensibilisation aux gestes du développement durable.
 
 
3- Les moyens
 
  • Maitrise des impressions.
  • La traçabilité des outils.
 
 3.1  La chaine d’impression : 

sera constituée de copieurs numériques multifonctions, qui combinent copies, impression, fax et scanner (gestion ou archivage des documents et ayant un coût copie plus avantageux que les imprimantes laser et jet d’encre ;

inclura l’accroissement du nombre de points d’impression couleur par la mise en place de copieurs multifonctions couleur noir et blanc. Toutefois, le pack copies d’impression en couleur sera plafonné ;

permettra une gestion de la confidentialité des documents.
 
  1. Logiciel de traçabilité :
 
La mise en place d’un logiciel de gestion permettra la remontée d’information : des compteurs (nombre d’impression en couleur ou noir et blanc),

des pannes techniques et interventions des techniciens dans le cadre de la maintenance et hors maintenance (dégradation de la machine par les utilisateurs).
 
4- Flux d’impression, gestion des documents
 
  1. Flux d’impression :
l’éloignement des utilisateurs des outils d’impression et l’utilisation de l’aperçu avant l’impression ont pour but de limiter l’impression inutile de pages blanches ou celles qualifiées « d’orphelines » (non récupérées et jetées).

Sauf exception, les documents, imprimés ou photocopiés, le seront sous paramétrage de type recto-verso.

Pour l’impression des documents trop volumineux, il sera préférable de s’adresser à l’atelier de reprographie.
 
4.2 Gestion des documents :

La préférence sera donnée au stockage des courriels dans la zone d’archivage du logiciel de messagerie ou si besoin leur enregistrement grâce au logiciel PDF Creator. Ils ne seront imprimés qu’en dernier ressort.

Les impressions couleur devront être réservées aux documents officiels où à vocation pédagogique (tableaux avec graphes, documents de formation ayant des codes couleurs…). Les encadrements, titres ou soulignements en couleur sont à proscrire.

L’optimisation de la circulation des informations sans accroître la quantité de papier utilisée est possible par la transmission sous format électronique, la mise en circulation d’un exemplaire unique avec liste de circulation, l’affichage dans les points stratégiques, ou encore la mise en ligne sur l’intranet.

Lors des réunions, les présentations numériques seront privilégiées pour éviter les impressions non ultérieurement exploitées.

Les pages peu ou pas imprimées seront conservées pour servir de papier de brouillon. Si un système de collecte sélective du papier est installé sur le lieu de travail, le respect des consignes sera primordial pour permettre son bon recyclage.
 
 
Je suis un éco-citoyen
 
 
  1. Je stocke mes courriels dans la zone d’archivage de mon logiciel.
 
  1. Avant d’imprimer :
    1. Je n’imprime que si c’est indispensable.
    2. J’utilise les aperçus avant impression.
    3. Je définis la zone d’impression et j’ajuste la page.
    4. Je paramètre l’impression ou la photocopie de mes documents en recto-verso.
 
  1. Je m’adresse au service de reprographie qui a un matériel plus adapté si je dois imprimer des documents volumineux ou en nombre.
 
  1. Je réserve les impressions en couleurs aux documents officiels qui le nécessitent.
 
  1. Lorsque je dois transmettre des informations, je privilégie la transmission sous format électronique ou la mise en circulation d’un exemplaire avec liste de circulation ou la mise en ligne sur l’intranet.
 
  1. Lors de réunions, j’opte pour des présentations numériques et leur transmission sur support informatique. J’évite les impressions.
 
  1. Je réduis autant que possible le nombre de pages imprimées grâce aux fonctionnalités des matériels. Exemple : Option d’impression « deux pages par feuille ».
 
  1. Je conserve les feuilles peu imprimées  : elles me serviront de papier brouillon.
 
Si un système de collecte sélective du papier est installé sur mon lieu de travail, je respecte les consignes pour qu’il puisse être recyclé.
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